2015年09月號 樂活職人
我的「超級整理術」
揚州總部 / 姜維
深入研讀日本作家泉正人寫的「超級整理術」後，我也理出一套自己的整理心得，以下就和大家分享這份秘笈，希望對身在職場中的夥伴們有所裨益。
整理術一：果斷廢棄列印的紙質資料
電腦的普及，方便我們儲存大量的數位資訊，但辦公室裡的紙質資料卻仍然堆積如山，辦公環境依舊得不到改善。事實上，既是列印的資料，電腦中必存有電子文檔，若是同時保留紙質版和電子版，無疑造成紙張和空間的浪費。因此，建議大家盡量減少書面列印，不過，在妥善控制列印欲望之際，別忘了做好電子檔案的分類管理與備份，否則可要得不償失。
整理術二：科學分類、規範化檔案命名
想在茫茫電腦檔中，迅速鎖定要找的資料，首先必須學會科學分類。我的做法是：設一個以「工作」為名的資料夾，將所有與工作相關的資料統統丟進去；資料夾下再按不同公司名稱，創建不同的「子資料夾」；「子資料夾」下，更進一步按照不同的檔案性質有序歸放。不過，資料夾的層次過與不及都不行，設置過少，尋找檔案可能會像海裡撈針；層次過多或過細，又會變得抽絲剝繭，耗費大量時間還不一定能夠順利找到檔案。此外，設置好資料夾後，還必須為檔案規範化命名，最好是按「項目名稱＋檔案名＋製作日期」的格式來命名。
整理術三：有序辦公抽屜
所謂的整理，不僅僅是為了乾淨，更是為提高工作效率。有些人的辦公桌看似整潔，其實雜亂的檔案都被隨手塞進視線不及的抽屜，一旦想找一份資料，即需花費許多時間東翻西找，因此，學會理出一個有序的辦公抽屜十分重要。
首先，應將資料劃分為「現在不會用到的東西」及「必須使用的物品」兩大類，將最常使用的東西整齊的放在最明顯的地方，一個月才用到一次的物品則收到櫃子的最下層。其次，善用檔案夾、卷宗夾或是透明L型夾，將重要資料有系統地，或以層架橫向置放，或以檔案架直立排放，並按照日期排列，定時清理，對於超過時效且判斷無用者，則儘速妥善銷毀。
整理術四：製作To Do列表
可以借助電腦中的行事曆功能，或是書寫在自己的工作簿上，將待辦事項預擬出「To Do列表」。我會在每週末將下週已知的會議、工作，以及某些個人計畫預先記錄下來，並在每天早晨展開工作之前，先梳理出一天的工作，並逐條羅列在工作簿上，大從製作報表、緊急款項撥付、工作會議等重要工作，小至發送郵件、寄快遞、查資料等瑣事，接著再按事情的輕重緩急，排定完成的先後順序。每完成一件工作，即將完成的事項做標記，直到全部做完。如此一來，工作時不僅不會手忙腳亂，彙報工作時，也能清晰地將任務執行的情況回饋給領導。
整理術五：精簡回覆電子郵件、突出重點
電子郵件的整理可以參照「整理術二」，按「公司＋郵件別」進行分類。收到郵件後，應迅速讀完並及時回覆或處理（包括刪除）。畢竟儘快回覆是對發信方的尊重，哪怕是「收到」、「謝謝」或「盡速回覆細節」等簡單的文字，都有助於建立雙方的信賴關係。回覆郵件時，必須做到：標明「主題」、語句精短、簡明扼要（每行控制在20字左右最佳，最長不超過30字），明確區分各個段落（段落間空一行），並將重要內容以顏色或字體加粗，使其更加醒目。
整理術六：運用超級名片檢索軟體
名片是社交中必備的聯絡工具，但是未經整理的名片就像孩子散落一地的玩具，讓人無所適從。很多人習慣將名片歸整到名片冊，不過需要空間與時間。事實上，時下已有數款便捷高效、智慧又人性化的人脈名片管理APP，可以幫助我們告別手動輸入，省時又省力。只要在手機下載APP，以鏡頭攝像留存名片，即可正反面組合，還能批量拍攝，軟體會自動將名片上的資訊生成文本格式，並保存進手機通訊錄，即使名片資訊有變更，使用者也可自行編輯。由於電子名片能按日期、姓名、公司名稱等排序整理，查找時只要通過關鍵字即可進行搜索，再也不用擔心名片尋而不得了。
人們總在不停的趕路，卻忘了停下來總結和整理。磨刀不誤砍柴工，有了這些整理術的輔助，相信大家工作起來都能更加遊刃有餘、得心應手。
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