2015年09月號 乐活职人
我的「超级整理术」
扬州总部 / 姜维
深入研读日本作家泉正人写的「超级整理术」後，我也理出一套自己的整理心得，以下就和大家分享这份秘笈，希望对身在职场中的夥伴们有所裨益。
整理术一：果断废弃列印的纸质资料
电脑的普及，方便我们储存大量的数位资讯，但办公室里的纸质资料却仍然堆积如山，办公环境依旧得不到改善。事实上，既是列印的资料，电脑中必存有电子文档，若是同时保留纸质版和电子版，无疑造成纸张和空间的浪费。因此，建议大家尽量减少书面列印，不过，在妥善控制列印欲望之际，别忘了做好电子档案的分类管理与备份，否则可要得不偿失。
整理术二：科学分类、规范化档案命名
想在茫茫电脑档中，迅速锁定要找的资料，首先必须学会科学分类。我的做法是：设一个以「工作」为名的资料夹，将所有与工作相关的资料统统丢进去；资料夹下再按不同公司名称，创建不同的「子资料夹」；「子资料夹」下，更进一步按照不同的档案性质有序归放。不过，资料夹的层次过与不及都不行，设置过少，寻找档案可能会像海里捞针；层次过多或过细，又会变得抽丝剥茧，耗费大量时间还不一定能够顺利找到档案。此外，设置好资料夹後，还必须为档案规范化命名，最好是按「项目名称＋档案名＋制作日期」的格式来命名。
整理术三：有序办公抽屉
所谓的整理，不仅仅是为了乾净，更是为提高工作效率。有些人的办公桌看似整洁，其实杂乱的档案都被随手塞进视线不及的抽屉，一旦想找一份资料，即需花费许多时间东翻西找，因此，学会理出一个有序的办公抽屉十分重要。
首先，应将资料划分为「现在不会用到的东西」及「必须使用的物品」两大类，将最常使用的东西整齐的放在最明显的地方，一个月才用到一次的物品则收到柜子的最下层。其次，善用档案夹、卷宗夹或是透明L型夹，将重要资料有系统地，或以层架横向置放，或以档案架直立排放，并按照日期排列，定时清理，对於超过时效且判断无用者，则尽速妥善销毁。
整理术四：制作To Do列表
可以借助电脑中的行事历功能，或是书写在自己的工作簿上，将待办事项预拟出「To Do列表」。我会在每周末将下周已知的会议、工作，以及某些个人计画预先记录下来，并在每天早晨展开工作之前，先梳理出一天的工作，并逐条罗列在工作簿上，大从制作报表、紧急款项拨付、工作会议等重要工作，小至发送邮件、寄快递、查资料等琐事，接着再按事情的轻重缓急，排定完成的先後顺序。每完成一件工作，即将完成的事项做标记，直到全部做完。如此一来，工作时不仅不会手忙脚乱，汇报工作时，也能清晰地将任务执行的情况回馈给领导。
整理术五：精简回覆电子邮件、突出重点
电子邮件的整理可以参照「整理术二」，按「公司＋邮件别」进行分类。收到邮件後，应迅速读完并及时回覆或处理（包括删除）。毕竟尽快回覆是对发信方的尊重，哪怕是「收到」、「谢谢」或「尽速回覆细节」等简单的文字，都有助於建立双方的信赖关系。回覆邮件时，必须做到：标明「主题」、语句精短、简明扼要（每行控制在20字左右最佳，最长不超过30字），明确区分各个段落（段落间空一行），并将重要内容以颜色或字体加粗，使其更加醒目。
整理术六：运用超级名片检索软体
名片是社交中必备的联络工具，但是未经整理的名片就像孩子散落一地的玩具，让人无所适从。很多人习惯将名片归整到名片册，不过需要空间与时间。事实上，时下已有数款便捷高效、智慧又人性化的人脉名片管理APP，可以帮助我们告别手动输入，省时又省力。只要在手机下载APP，以镜头摄像留存名片，即可正反面组合，还能批量拍摄，软体会自动将名片上的资讯生成文本格式，并保存进手机通讯录，即使名片资讯有变更，使用者也可自行编辑。由於电子名片能按日期、姓名、公司名称等排序整理，查找时只要通过关键字即可进行搜索，再也不用担心名片寻而不得了。
人们总在不停的赶路，却忘了停下来总结和整理。磨刀不误砍柴工，有了这些整理术的辅助，相信大家工作起来都能更加游刃有余、得心应手。
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