AI Agent có thể làm gì trong bộ phận của bạn?

　　Trong các kỳ trước, chúng ta đã chia sẻ về xu hướng AI đang chuyển từ “trả lời câu hỏi” sang “trực tiếp thực hiện công việc”, cũng như “Năm nguyên tắc Không” do Cục An ninh Thông tin thuộc Bộ Phát triển Kỹ thuật số đề xuất. Qua đó có thể thấy, công cụ càng thông minh thì hình thái rủi ro cũng càng trở nên phức tạp. Trong số này, “Mạng lưới Thông tin” sẽ đưa góc nhìn trở lại với thực tế vận hành tại văn phòng, tập trung tìm hiểu: Khi AI Agent có khả năng lập kế hoạch và thực hiện hành động được đưa vào quy trình làm việc, các bộ phận Kinh doanh, Tài chính, Nhân sự và Pháp chế nên tận dụng những lợi ích mà AI mang lại như thế nào, đồng thời làm sao để vẫn giữ vững giới hạn và nguyên tắc quản trị doanh nghiệp?

---

　　Giám đốc điều hành NVIDIA Jensen Huang từng dự đoán tại COMPUTEX năm nay: “PC sẽ từ một công cụ trở thành người đồng hành trong công việc của bạn.” Đối với nhân viên văn phòng, điều này có nghĩa là phương thức làm việc sẽ chuyển từ “con người thao tác trên phần mềm” sang “con người chỉ đạo AI Agent” và “con người cùng làm việc với AI Agent”. Đây không chỉ là sự nâng cấp về công nghệ mà còn là sự chuyển đổi trong phương thức làm việc. Tuy nhiên, công cụ càng thông minh thì trách nhiệm của người sử dụng càng lớn. Đây cũng là nhận thức cần thiết để đón nhận công nghệ mới.

　　Bộ phận Kinh doanh: Tập trung xây dựng quan hệ, thay vì sa vào công việc hành chính vụn vặt

　　Cốt lõi của công việc kinh doanh nằm ở sự kết nối với “con người”. AI Agent có thể hỗ trợ xử lý một lượng lớn công việc mang tính thường nhật, bao gồm: tự động phân tích nội dung trao đổi qua email, biên bản cuộc họp, hợp đồng khách hàng và các tài liệu liên quan; chủ động nhắc nhở thời điểm cần theo dõi khách hàng, thậm chí dựa trên phong cách trao đổi với từng khách hàng để soạn thảo nội dung giao tiếp.

　　“Lưu ý thực tế” Thực hiện nguyên tắc “Không tùy tiện cung cấp” và “Không tùy tiện tin tưởng”: Dữ liệu khách hàng liên quan đến thông tin cá nhân nhạy cảm và bí mật kinh doanh ở mức độ cao. Không nên vì thuận tiện mà đưa báo giá mật hoặc hợp đồng chưa công khai lên các nền tảng AI công cộng (không tùy tiện cung cấp). Mặc dù AI có thể mô phỏng giọng điệu của khách hàng, nhưng phán đoán của AI không đồng nghĩa với ý định thực sự của khách hàng. Trước khi gửi thông tin ra bên ngoài, nhất thiết phải tự mình kiểm tra, tránh bị AI dẫn dắt sai và gây tổn thất thương mại (không tùy tiện tin tưởng).

　　Bộ phận Tài chính: Tăng cường khả năng phân tích dữ liệu, nhưng trách nhiệm phê duyệt vẫn thuộc về con người

　　Công việc tài chính đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ pháp luật. AI Agent đặc biệt phù hợp với những quy trình có quy tắc rõ ràng và khối lượng dữ liệu lớn, chẳng hạn như: đối chiếu số liệu giữa các kỳ, phân loại chứng từ và phân tích tình hình thực hiện ngân sách; đồng thời có thể chủ động đánh dấu những dữ liệu bất thường.

　　“Lưu ý thực tế” Thực hiện nguyên tắc “Không để mất kiểm soát” và “Không buông tay”: Dữ liệu tài chính là huyết mạch cốt lõi của doanh nghiệp. Không được nhập thông tin tài chính chưa qua quá trình ẩn danh vào các công cụ chưa được công ty phê duyệt (không để mất kiểm soát). AI có thể cung cấp kết quả phân tích, nhưng tính chính xác của các con số cuối cùng cũng như việc giải thích quy định pháp luật vẫn phải do nhân sự có chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt. Rủi ro lớn nhất là người phụ trách hoàn toàn không kiểm tra lại kết quả (không buông tay).

　　Bộ phận Nhân sự: Nâng cao hiệu quả hành chính, tránh sai lệch trong quyết định tự động hóa

　　Giá trị cốt lõi của bộ phận Nhân sự nằm ở việc nhận diện và phát triển nhân tài. AI Agent có thể đảm nhận hiệu quả các công việc hành chính như quản lý chấm công, theo dõi đào tạo, đồng thời hỗ trợ sơ tuyển hồ sơ trong quy trình tuyển dụng.

　　“Lưu ý thực tế” Thực hiện nguyên tắc “Không tùy tiện thực hiện”: Theo Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân và các quy định liên quan đến phân biệt đối xử trong việc làm, AI có thể được sử dụng như một công cụ hỗ trợ sàng lọc và xếp thứ tự hồ sơ, nhưng quyền đưa ra phán đoán cuối cùng phải được giữ lại cho nhà quản lý, không được sử dụng AI làm căn cứ duy nhất cho quyết định tự động. Điều này nhằm tránh những tranh chấp pháp lý phát sinh do sai lệch thuật toán.

　　Bộ phận Pháp chế: Nâng cao hiệu quả thẩm định, nghiêm ngặt tuân thủ ranh giới bảo mật

　　Đối với khối lượng lớn hợp đồng, AI Agent có thể nhanh chóng đối chiếu các điều khoản tiêu chuẩn và đánh dấu những khác biệt giữa các phiên bản, qua đó nâng cao đáng kể hiệu quả công việc.

　　“Lưu ý thực tế” Thực hiện nguyên tắc “Không tùy tiện cung cấp”: Nội dung hợp đồng thường bao gồm nghĩa vụ bảo mật (NDA). Tuyệt đối không tải hợp đồng mật lên các công cụ AI bên ngoài chưa được cấp phép, tránh dẫn đến vi phạm nghĩa vụ hợp đồng. Bên cạnh đó, AI hiện vẫn chưa thể hoàn toàn thay thế chuyên môn pháp lý của con người trong việc giải thích những vấn đề còn mơ hồ. Việc đánh giá rủi ro pháp lý cuối cùng vẫn cần do nhân viên pháp chế kiểm soát.

 

Ba nguyên tắc thực hành chung cho tất cả các bộ phận

　　Nhìn tổng thể các tình huống trên, có thể khái quát một số logic thực hành tương ứng với “Năm nguyên tắc Không”, để mọi người tham khảo.

　　1. Nguyên tắc phân công: AI làm “lượng”, con người làm “chất”

　　Các công việc tổng hợp dữ liệu có quy tắc rõ ràng, khối lượng lớn và mang tính lặp đi lặp lại nên giao cho AI xử lý; trong khi những quyết định đòi hỏi phán đoán chuyên môn, cân nhắc về đạo đức và tương tác giữa người với người thì nên do con người đảm nhiệm.

　　2. Nguyên tắc quyền hạn và trách nhiệm: AI đưa ra đề xuất, con người chịu trách nhiệm

　　Đối với những vấn đề liên quan đến cam kết với bên ngoài, phê duyệt tài chính, hiệu lực pháp lý và quyết định nhân sự, AI chỉ có thể đóng vai trò tham khảo. Trách nhiệm phê duyệt cuối cùng và rủi ro quyết định vẫn hoàn toàn thuộc về nhân viên phụ trách.

　　3. Nguyên tắc an ninh thông tin: Tự hỏi ba câu trước khi nhập dữ liệu

　　Trước khi sử dụng, hãy tự kiểm tra: Tài liệu này có chứa thông tin cá nhân hay không?  Đây có phải là thông tin mật của công ty hay không?  Công cụ đang sử dụng có phải là nền tảng được công ty cấp phép hợp pháp hay không?

 

Từ “người thao tác” trở thành “người quản lý”

　　AI Agent giống như một bộ khuếch đại. Nếu được sử dụng đúng cách, AI có thể khuếch đại khả năng nắm bắt thông tin khách hàng của nhân viên kinh doanh, sự nhạy bén với các con số của nhân viên tài chính, cũng như khả năng nhận diện nhân tài của đồng nghiệp bộ phận Nhân sự. Nhưng nếu sử dụng không đúng cách, nó cũng sẽ khuếch đại sự sơ suất, lỗ hổng an ninh thông tin và rủi ro tuân thủ pháp luật. Trên hành trình hướng tới sản xuất thông minh và chuyển đổi số, chỉ khi đặt khả năng phán đoán của con người và tính kỷ luật của pháp luật lên trên công nghệ, doanh nghiệp mới có thể đảm bảo AI Agent trở thành động lực thúc đẩy tăng trưởng hoạt động, thay vì trở thành một biến số khó kiểm soát. Bởi suy cho cùng, công cụ có thể không ngừng được nâng cấp, nhưng sự cảnh giác trước rủi ro và tinh thần kiên định với trách nhiệm của chúng ta sẽ luôn là tuyến phòng thủ cuối cùng.

 

*photo credit: Magnific

#