2018年10月號 乐活职人
时间管理的关键——事件管理
上海远资 / 王晓珏
许多人习惯用脑子记录事情，以至於想起一些非紧急的事情时，通常截至日已快到期，必须匆忙补救。事实上，大脑是CPU，不是硬碟，想要将工作和生活安排得井井有条，必须学会时间管理，才能掌控在单位时间上的效能产出，平淡、从容、高效的做时间的主人。
时间管理的第一步，要学会建立「事件清单」。「事件清单」有以下几个特点：
1. 事件要被完整性记录（Getting Things Done, GTD）
高效的时间管理，需要记录所有事件，为工作、生活上所有需要执行的清单列表，以理清待办项目，方便控管。毕竟，用脑子记录四件事容易，但记录十件事、一百件事，难免总有疏忽，所以一定要利用纸笔或电子软体协助记录，让大脑只做运算处理，提高大脑的可用度。
2. 事件需要被细化
细化是为了更有效的执行工作，得到成果或回馈之後，才能获得前进的动力。例如「系统优化」这个事件，如果做了几天都没有完成，就容易失去动力，对做事的兴趣也越来越淡。如果将其拆解为系统优化清单、组内讨论优化清单、优化清单分类等，对於系统优化的每一个步骤都清楚记录，就能了解整个过程的前後次序及重要等级，也有助於追踪每个事件的进度，当事件逐一被解决之後，心中自然会充满成就感。
3. 事件清单需要不断扩充、调整
人的大脑是一部不断运算的虚拟机器，会触发一些事件、思考衍生事件，因此原本已拟定的事件清单，在特定环境下，或许需要针对紧急性和重要性进行变更，并及时更新处理方式。
4. 事件清单是To Do List
待办事项大致可分为三类，第一类属於有固定截止日期，并且可以在短时间内完成，能使用日历和Outlook进行管理，例如每周的例会、访友、聚餐等事件，由於处理时间短，无需拆解执行。第二类属於有截止日的清单，有一定程度的复杂性或是最後的完成时限，此类事件往往需要经过拆解，由团队作战或是排定事件的优先执行顺序。第三类则是没有截止日的清单，不会影响公司营运。此类清单属於可删除（不需处理）或有时间再处理即可的事项。整体来说，第二类和第三类的清单可以使用iPhone的OmniFocus软体进行管理，当然最原始的纸本管理也是可行的方案，只不过需要随时将纸笔带在身上。
5. 事件清单需要被分类
事件清单需按紧急和重要等级，分为：紧急重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要四大类。所谓的「紧急」，就好比飞机停机坪上，正行驶於上空的飞机和即将下降的飞机，都必须关注於现在和即将发生的事。虽然一般都会先处理紧急的清单，但其实更应该把专注力放在那些「重要不紧急」的清单上，因为那才能体现真正的价值。除了分类之外，还要为每个事件安排处理方式，即为「4D原则」——Do（做）、Delegate（委托）、Delay（推迟）、Delete（删除），如此才能为事件进行排序，抓出今日的工作重点。
社会在改变、生活在改变，我们也需要不断改变既有的思维、工作方式及处事方式，方能自如的驾驭时间，掌握好工作和生活。＃
