2018年10月號 樂活職人
時間管理的關鍵——事件管理
上海遠資 / 王曉珏
許多人習慣用腦子記錄事情，以至於想起一些非緊急的事情時，通常截至日已快到期，必須匆忙補救。事實上，大腦是CPU，不是硬碟，想要將工作和生活安排得井井有條，必須學會時間管理，才能掌控在單位時間上的效能產出，平淡、從容、高效的做時間的主人。
時間管理的第一步，要學會建立「事件清單」。「事件清單」有以下幾個特點：
1. 事件要被完整性記錄（Getting Things Done, GTD）
高效的時間管理，需要記錄所有事件，為工作、生活上所有需要執行的清單列表，以理清待辦項目，方便控管。畢竟，用腦子記錄四件事容易，但記錄十件事、一百件事，難免總有疏忽，所以一定要利用紙筆或電子軟體協助記錄，讓大腦只做運算處理，提高大腦的可用度。
2. 事件需要被細化
細化是為了更有效的執行工作，得到成果或回饋之後，才能獲得前進的動力。例如「系統優化」這個事件，如果做了幾天都沒有完成，就容易失去動力，對做事的興趣也越來越淡。如果將其拆解為系統優化清單、組內討論優化清單、優化清單分類等，對於系統優化的每一個步驟都清楚記錄，就能瞭解整個過程的前後次序及重要等級，也有助於追蹤每個事件的進度，當事件逐一被解決之後，心中自然會充滿成就感。
3. 事件清單需要不斷擴充、調整
人的大腦是一部不斷運算的虛擬機器，會觸發一些事件、思考衍生事件，因此原本已擬定的事件清單，在特定環境下，或許需要針對緊急性和重要性進行變更，並及時更新處理方式。
4. 事件清單是To Do List
待辦事項大致可分為三類，第一類屬於有固定截止日期，並且可以在短時間內完成，能使用日曆和Outlook進行管理，例如每週的例會、訪友、聚餐等事件，由於處理時間短，無需拆解執行。第二類屬於有截止日的清單，有一定程度的複雜性或是最後的完成時限，此類事件往往需要經過拆解，由團隊作戰或是排定事件的優先執行順序。第三類則是沒有截止日的清單，不會影響公司營運。此類清單屬於可刪除（不需處理）或有時間再處理即可的事項。整體來說，第二類和第三類的清單可以使用iPhone的OmniFocus軟體進行管理，當然最原始的紙本管理也是可行的方案，只不過需要隨時將紙筆帶在身上。
5. 事件清單需要被分類
事件清單需按緊急和重要等級，分為：緊急重要、重要不緊急、緊急不重要、不緊急不重要四大類。所謂的「緊急」，就好比飛機停機坪上，正行駛於上空的飛機和即將下降的飛機，都必須關注於現在和即將發生的事。雖然一般都會先處理緊急的清單，但其實更應該把專注力放在那些「重要不緊急」的清單上，因為那才能體現真正的價值。除了分類之外，還要為每個事件安排處理方式，即為「4D原則」——Do（做）、Delegate（委託）、Delay（推遲）、Delete（刪除），如此才能為事件進行排序，抓出今日的工作重點。
社會在改變、生活在改變，我們也需要不斷改變既有的思維、工作方式及處事方式，方能自如的駕馭時間，掌握好工作和生活。＃
