进阶版时间管理

　　想要更有效率的运用时间，不妨利用手机里的应用程式。苹果手机推荐下载「Calendars 5」和「ominifocus」软体，安卓手机则可以使用「日历」加上「奇妙清单」软体，条列式的管理待办事项清单，事先规划好处理时间，以收事半功倍之效。

　　条列待办事项清单时，首先应釐清事件的本质，区分哪些项目需要记录。大致来说，两类事件不须记录，一是习惯，例如每天起床洗脸刷牙的例行事务；二是马上就需处理，并且可以在1、2分钟内完成的事。

　　记录的目的除了是提醒自己，事情无关大小，都要处理，否则将造成后续工作和生活的混乱，此外，也能藉由记录，检视事情的轻重缓急，预留完整的时间处理需要更花时间的事，避免中途被零星小事打断，或是因此产生焦虑。另一方面，留下记录也有利于日后回顾事件原因和时间，进而反思是否有改进的空间。

　　记录时，建议按照时间的有效性，先将事件分类。以苹果手机为例，有固定时间的事件，如开会、旅游、约会，可以直接打开日志，进行创建；无固定时间或可以自行安排时间的事件，则可以用ominifocus软体管理。

　　如果是每天的例行工作，建议在ominifocus软体中设定为重复的事件，但若已经养成习惯，即无须再行记录。例如，刚开始跑步时，为了刻意形成习惯，一定要将它当成任务，放在ominifocus中，以便于管理是否确实执行，若是列入行事历，则可能沦为记录却未执行，反而失去管理的意义。不过，ominifocus软体侧重于完成事情的过程，但提醒铃声较小，不具备强烈的提醒功能，如果是十分重要的事件，建议另行设定闹铃。

　　将所有事情都记录在Ominifocus软体的收件箱中，提醒自己每天都要清空收件箱。然而，清空收件箱并不表示事情已经处理完成，而是要透过「专案」和「标籤」两种不同维度进行分类管理。

　　「专案」类似资料夹的功能，用来处理正在做、或是想要开始做，且需要几个步骤才能完成的工作，可以分为「紧急事件」（2周内）、「专案管理」（3～6个月）、「梦想／长期和短期目标」（1年内）三大类，每大分类再细分为「个人事务」、「公司事务」、「家庭事务」等子分类，亦可新建独立的专案，例如在「专案管理」（3～6个月）下，创建一个「台湾旅游」的项目，在项目中列出：办理台湾通行证、儿子拍照片、确定行程时间、预定机票…等待完成的事件；又例如集团有很多关系企业，可在「公司事务」下，按各公司英文缩写再细分不同的名称，以利快速找到事件的归属，按时间的紧急性和涉及的不同层面进行管理。

　　「标籤」则是情境，用以标记在某个情境下可以处理的工作。例如堵车的时候可以听书，这就属于「外出」情境。毕竟每天都有许多工作，但不一定都有截止时间，如果列出满满的「今日待办」，很可能会被临时插入的工作打断，因此每天只需要根据「要事第一」的原则，用最完整的时间完成重要的事情，有碎片时间再从情境中挑出可以完成的事件即可。建议将「标籤」区分为：办公室、家中、外出、智慧设备、委託、待定…等不同形态的情境。

　　总结来说，每天随时维护工作清单，做事前也需要review清单，挑出紧急／重要程度较高的事件，再按照情境，选择需要处理的事情。如此一来，事情就能越做越顺、越有效率。

图片来源：unsplash

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