進階版時間管理

　　想要更有效率的運用時間，不妨利用手機裡的應用程式。蘋果手機推薦下載「Calendars 5」和「ominifocus」軟體，安卓手機則可以使用「日曆」加上「奇妙清單」軟體，條列式的管理待辦事項清單，事先規劃好處理時間，以收事半功倍之效。

　　條列待辦事項清單時，首先應釐清事件的本質，區分哪些項目需要記錄。大致來說，兩類事件不須記錄，一是習慣，例如每天起床洗臉刷牙的例行事務；二是馬上就需處理，並且可以在1、2分鐘內完成的事。

　　記錄的目的除了是提醒自己，事情無關大小，都要處理，否則將造成後續工作和生活的混亂，此外，也能藉由記錄，檢視事情的輕重緩急，預留完整的時間處理需要更花時間的事，避免中途被零星小事打斷，或是因此產生焦慮。另一方面，留下記錄也有利於日後回顧事件原因和時間，進而反思是否有改進的空間。

　　記錄時，建議按照時間的有效性，先將事件分類。以蘋果手機為例，有固定時間的事件，如開會、旅遊、約會，可以直接打開日誌，進行創建；無固定時間或可以自行安排時間的事件，則可以用ominifocus軟體管理。

　　如果是每天的例行工作，建議在ominifocus軟體中設定為重複的事件，但若已經養成習慣，即無須再行記錄。例如，剛開始跑步時，為了刻意形成習慣，一定要將它當成任務，放在ominifocus中，以便於管理是否確實執行，若是列入行事曆，則可能淪為記錄卻未執行，反而失去管理的意義。不過，ominifocus軟體側重於完成事情的過程，但提醒鈴聲較小，不具備強烈的提醒功能，如果是十分重要的事件，建議另行設定鬧鈴。

　　將所有事情都記錄在Ominifocus軟體的收件箱中，提醒自己每天都要清空收件箱。然而，清空收件箱並不表示事情已經處理完成，而是要透過「專案」和「標籤」兩種不同維度進行分類管理。

　　「專案」類似資料夾的功能，用來處理正在做、或是想要開始做，且需要幾個步驟才能完成的工作，可以分為「緊急事件」（2周內）、「專案管理」（3～6個月）、「夢想／長期和短期目標」（1年內）三大類，每大分類再細分為「個人事務」、「公司事務」、「家庭事務」等子分類，亦可新建獨立的專案，例如在「專案管理」（3～6個月）下，創建一個「臺灣旅遊」的項目，在項目中列出：辦理臺灣通行證、兒子拍照片、確定行程時間、預定機票…等待完成的事件；又例如集團有很多關係企業，可在「公司事務」下，按各公司英文縮寫再細分不同的名稱，以利快速找到事件的歸屬，按時間的緊急性和涉及的不同層面進行管理。

　　「標籤」則是情境，用以標記在某個情境下可以處理的工作。例如堵車的時候可以聽書，這就屬於「外出」情境。畢竟每天都有許多工作，但不一定都有截止時間，如果列出滿滿的「今日待辦」，很可能會被臨時插入的工作打斷，因此每天只需要根據「要事第一」的原則，用最完整的時間完成重要的事情，有碎片時間再從情境中挑出可以完成的事件即可。建議將「標籤」區分為：辦公室、家中、外出、智慧設備、委託、待定…等不同形態的情境。

　　總結來說，每天隨時維護工作清單，做事前也需要review清單，挑出緊急／重要程度較高的事件，再按照情境，選擇需要處理的事情。如此一來，事情就能越做越順、越有效率。

圖片來源：unsplash

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