大约八年前，徐董事长於集团内部的会议中，提出以PowerPoint软体做为主要的简报工具，并朝「网路化」、「无纸化」的办公室环境为目标，配合本集团在很早之前就已经架设完成的公司以及厂区之间网路，不但提高了工作效率，也大幅减少许多纸张的使用量。
然而，美中不足的是，许多会议进行的方式仍然和以前一样，简报内容仍需被列印成纸稿给每位出席者，大家都要一边看大萤幕，一边配合手边的书面资料，听取简报者说话的内容。
为了能提昇会议室的开会效率，并节省开会的成本，鼎鼎企管开始以「无纸化网路会议室」为目标，寻找合适的软硬体设备，经过许多次开会讨论、测试後，远东集团的「无纸化会议室」计划终於成型。
在介绍「无纸化会议室」计画案之前，我想先说明一下目前开会的作业流程：
A.开会前的事前准备：
参与会议的人员必须於开会前，以PowerPoint完成简报资料，并透过磁片或电子邮件传送至处理开会事务的单位，俟该单位将各简报资料签核、汇整後，印制成纸稿，并将档案预先存放於会议室的个人电脑（PC）上。
B.开会时的作业模式：
开会时，处理开会事务的单位指派人员将PC上的简报资料依序透过投影机投射至大萤幕上，所有参与会议的人员只能选择观看大萤幕或是纸稿上的简报资料。
从以上流程中，我们不难发现目前的开会模式有下列缺点：
A.开会前，与会人员将简报资料传送给处理开会事务的单位
後，若须修正或更新简报资料，都必须透过处理开会事务的
单位，无法自行修改资料，缺乏对简报资料的自主性。
B.开会时，参与会议的人员有时因为距离大萤幕太远，看不
清楚大萤幕上的资料，所以处理开会事务的单位须将简报资
料印制成纸稿，使距离大萤幕远的人员可就近观看纸稿上的
资料，但是列印纸稿有下列缺点：
1.处理开会事务单位须增派人员列印简报资料档，并且装钉成
册，增加太多与实际开会内容无关的人工作业。
2.印制纸稿须耗费许多的油墨及纸张，增加开会成本。
3.将简报资料印成纸稿後，若必须临时更新简报资料，则要重
新印制纸稿，如此一来又会造成资源重复浪费的现象。
C.因为只有会议室的PC连接投影机设备，与会人员若携带Notebook，准备播放补充资料时，还需要由人工调整设备才能由该Notebook播放简报资料。
综合上述问题，我们可以了解，整个开会相关作业大部份仍需仰赖人工处理。
下列叙述说明了如何以笔记型电脑（Notebook）搭配会议室网路系统，完成「无纸化」、「即时性」的开会模式。
1. 简报人员的情境模拟：
每一位做简报的人员将简报资料存放在自己的Notebook上，进入会议室之後，连接上会议室的网路系统，简报时，会议室网路系统自动将该Notebook的PowerPoint简报资料画面传给会议室其他人员的Notebook，除此之外，会议室网路系统也会将简报资料经由连接投影机的PC送至大萤幕，在开会期间，简报人员、其他听取简报人员的Notebook以及大萤幕的画面，都是显示同一张投影片，简报人员切换下一张投影片时，所有画面也会同步切换。
2. 听简报人员的情境模拟：
每一位听简报人员进入会议室唯一要做的，是将Notebook连上会议室网路。会议进行中，与会人员除了观看简报之外，还可以连接公司内部网路或Internet处理事情（例如检查e-mail信箱、上Internet找资料……），一旦发生重大事情，只要透过简单的按键，就可以利用「插播」的模式，先停止目前播放的资料，并将刚接收到的重要讯息立即投射到大萤幕上，同时同步传送到所有的Notebook萤幕上，等插播完毕後，只要取消「插播」模式，就可让原播报资料者继续播放资料。
综合上述分析，「无纸化」、「即时性」的开会模式有以下好处：
1.简化或免除处理开会事务单位的人工准备作业。使用Notebook
开会的人员可以自行处理资料，不须假手他人，如此就能免除
不相关的人员参与开会。
2.简报人员可以於开会时即时上网找资料，以更新及补强简报
的资料。
3.开会人员自行选择观看自己Notebook上的画面或大萤幕，因此
坐在离大萤幕较远的人员亦可「近看」自己Notebook萤幕上的
画面，而不必「远观」大萤幕的画面。
4.所有资料都在网路上传递，不再需要印成纸稿，真正达到「
无纸化」的目的。
然而，尽管如此，笔记型电脑（Notebook）搭配会议室网路系统，仍有下列缺点：
1.用Notebook连接会议室网路，并非「即插即用（Plug &Play）
」，仍需要修改与网路有关的一些参数，而Notebook解除连接
会议室的网路时，也需要手动还原被修改的参数。
2.与会人员虽然能使用自己的Notebook，然而，目前仍然没有方
法直接翻上页或翻下页以读取简报人员的PowerPoint档。
因此，要实现「无纸化」开会模式的愿景需要解决下列三项技术问题：
A.如何将与会人员的Notebook连上网路：会议室网段必须能连
结到 HQ 的网路主干缆，所以参加会议的人员能够连结到远东
集团内部网路的其它主机及远东集团的 ISP（远传电信）上，
并动态分配TCP/IP位址给Notebook，不允许Notebook使用自己
的TCP/IP位址。最後，网路必须能连上大萤幕显示。
B.如何把简报资料「自动同步」显示在大萤幕与Notebook上：
目前的开会模式，简报者与决策者只能看纸稿或是看大萤幕上
的简报资料。未来的开会模式是要透过网路系统，让会议室内
所有的Notebook都能「自动同步显示」与大萤幕一样的简报画
面， 大萤幕画面的简报资料有更动时，所有Notebook的萤幕
画面也能「自动同步更新」。
C.上一位简报者用Notebook播放完毕之後，如何继续让下一位
简报者用自己的Notebook播放资料：在目前的开会模式下，当
会议主席口头指定某位开会人员做简报时，被指定的人员等於
从主席处得到「播放权」，可以开始做简报。若会议主席中止
让该人员做简报，则该人员的「播放权」就被会议主席取回。
所以开会时是用口语来传递「播放权」，若使用Notebook直接播放简报资料，也必须要有一个软体能用来传递「播放权」，才能让每部Notebook都能顺利的播放资料，而不会互相干扰。
针对以上问题，我们提出「布置会议室区域网路」以及「使用广播系统软体」两个方案，说明如下：
A.网路连结的可行性方案分析与建议：
在会议室布置区域网路（Local Area Network，简称LAN），使会议室能纳入公司内部网路的一环，提供足够的网路连接埠给予开会人员连上公司内部的区域网路以及网际网路（Internet），使能即时撷取资讯，强化简报资料的内容。
目前区域网路有两种架设方式，一种为有线（Cable），另外一种为无线（Wireless）， 比较有线与无线网路的主要优缺点如下：
1.有线区域网路：
优点：
(1).传输速度比无线网路快，传输品质稳定，是目前一般大众采
用的成熟产品。
(2).有线网路设备价格低廉，比无线网路便宜。
缺点：
(1).有线网路需要布线施工，施工後的网路线与网路孔位置已经
固定，若要迁移，须再重新布线。
(2).容易破坏室内的装潢，有碍观瞻。
2.无线区域网路：
优点：
(1).不须布线施工。
(2).使用无线电波传输资料，可轻易穿透轻隔间及木板墙传送资
料，但不能穿透水泥墙及金属墙。
缺点：
(1).传输速度比有线网路慢。
(2).无线网路的相关设备价格比有线网路贵。
纵合上述比较，有线区域网路适合布置在固定的区域，无线网路则适合在不能布线的区域使用。
B.简报资料自动同步以及「播放权」转换的可行性方案分析：
1.使用「广播系统」软体，因为「广播系统」有下列优点：
(1).开会时，只要透过简单的滑鼠按键，「广播系统」软体就可
将「播放权」指定给某部Notebook，直接播放简报资料，
所以每部参与开会的Notebook皆可被授权拨放简报资料。
(2).「广播系统」软体可将正在播放的简报资料同步传送到该会
议室其他的Notebook的画面上，当然也可以同时透过投影
机传送至大萤幕上播放，因此所有Notebook及大萤幕皆会
同步显示同一张投影片。由於「同步」的效果，有携带No
tebook的人员即可在Notebook萤幕上观看简报资料，而未
携带Notebook的人员也可以观看大萤幕上的资料。
(3).只要了解如何操作「广播系统」软体，参加开会的人员即可
自行播放简报资料，不需要专人负责播放简报资料，也避
免不相关的人员参与开会。
根据调查，即使美国矽谷高科技公司的会议室也无此设备，因此，若顺利完成此一系统，本集团将会是第一个完全落实「无纸化」会议室的企业。而从前准备会议资料的种种不便，在推行「会议室无纸化」之後，也都将获得改善。这是观念与技术的提昇，也希望同仁皆能因此获得更大的工作效益。
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