大約八年前，徐董事長於集團內部的會議中，提出以PowerPoint軟體做為主要的簡報工具，並朝「網路化」、「無紙化」的辦公室環境為目標，配合本集團在很早之前就已經架設完成的公司以及廠區之間網路，不但提高了工作效率，也大幅減少許多紙張的使用量。
然而，美中不足的是，許多會議進行的方式仍然和以前一樣，簡報內容仍需被列印成紙稿給每位出席者，大家都要一邊看大螢幕，一邊配合手邊的書面資料，聽取簡報者說話的內容。
為了能提昇會議室的開會效率，並節省開會的成本，鼎鼎企管開始以「無紙化網路會議室」為目標，尋找合適的軟硬體設備，經過許多次開會討論、測試後，遠東集團的「無紙化會議室」計劃終於成型。
在介紹「無紙化會議室」計畫案之前，我想先說明一下目前開會的作業流程：
A.開會前的事前準備：
參與會議的人員必須於開會前，以PowerPoint完成簡報資料，並透過磁片或電子郵件傳送至處理開會事務的單位，俟該單位將各簡報資料簽核、彙整後，印製成紙稿，並將檔案預先存放於會議室的個人電腦（PC）上。
B.開會時的作業模式：
開會時，處理開會事務的單位指派人員將PC上的簡報資料依序透過投影機投射至大螢幕上，所有參與會議的人員只能選擇觀看大螢幕或是紙稿上的簡報資料。
從以上流程中，我們不難發現目前的開會模式有下列缺點：
A.開會前，與會人員將簡報資料傳送給處理開會事務的單位
後，若須修正或更新簡報資料，都必須透過處理開會事務的
單位，無法自行修改資料，缺乏對簡報資料的自主性。
B.開會時，參與會議的人員有時因為距離大螢幕太遠，看不
清楚大螢幕上的資料，所以處理開會事務的單位須將簡報資
料印製成紙稿，使距離大螢幕遠的人員可就近觀看紙稿上的
資料，但是列印紙稿有下列缺點：
1.處理開會事務單位須增派人員列印簡報資料檔，並且裝釘成
冊，增加太多與實際開會內容無關的人工作業。
2.印製紙稿須耗費許多的油墨及紙張，增加開會成本。
3.將簡報資料印成紙稿後，若必須臨時更新簡報資料，則要重
新印製紙稿，如此一來又會造成資源重複浪費的現象。
C.因為只有會議室的PC連接投影機設備，與會人員若攜帶Notebook，準備播放補充資料時，還需要由人工調整設備才能由該Notebook播放簡報資料。
綜合上述問題，我們可以了解，整個開會相關作業大部份仍需仰賴人工處理。
下列敘述說明了如何以筆記型電腦（Notebook）搭配會議室網路系統，完成「無紙化」、「即時性」的開會模式。
1. 簡報人員的情境模擬：
每一位做簡報的人員將簡報資料存放在自己的Notebook上，進入會議室之後，連接上會議室的網路系統，簡報時，會議室網路系統自動將該Notebook的PowerPoint簡報資料畫面傳給會議室其他人員的Notebook，除此之外，會議室網路系統也會將簡報資料經由連接投影機的PC送至大螢幕，在開會期間，簡報人員、其他聽取簡報人員的Notebook以及大螢幕的畫面，都是顯示同一張投影片，簡報人員切換下一張投影片時，所有畫面也會同步切換。
2. 聽簡報人員的情境模擬：
每一位聽簡報人員進入會議室唯一要做的，是將Notebook連上會議室網路。會議進行中，與會人員除了觀看簡報之外，還可以連接公司內部網路或Internet處理事情（例如檢查e-mail信箱、上Internet找資料……），一旦發生重大事情，只要透過簡單的按鍵，就可以利用「插播」的模式，先停止目前播放的資料，並將剛接收到的重要訊息立即投射到大螢幕上，同時同步傳送到所有的Notebook螢幕上，等插播完畢後，只要取消「插播」模式，就可讓原播報資料者繼續播放資料。
綜合上述分析，「無紙化」、「即時性」的開會模式有以下好處：
1.簡化或免除處理開會事務單位的人工準備作業。使用Notebook
開會的人員可以自行處理資料，不須假手他人，如此就能免除
不相關的人員參與開會。
2.簡報人員可以於開會時即時上網找資料，以更新及補強簡報
的資料。
3.開會人員自行選擇觀看自己Notebook上的畫面或大螢幕，因此
坐在離大螢幕較遠的人員亦可「近看」自己Notebook螢幕上的
畫面，而不必「遠觀」大螢幕的畫面。
4.所有資料都在網路上傳遞，不再需要印成紙稿，真正達到「
無紙化」的目的。
然而，儘管如此，筆記型電腦（Notebook）搭配會議室網路系統，仍有下列缺點：
1.用Notebook連接會議室網路，並非「即插即用（Plug &Play）
」，仍需要修改與網路有關的一些參數，而Notebook解除連接
會議室的網路時，也需要手動還原被修改的參數。
2.與會人員雖然能使用自己的Notebook，然而，目前仍然沒有方
法直接翻上頁或翻下頁以讀取簡報人員的PowerPoint檔。
因此，要實現「無紙化」開會模式的願景需要解決下列三項技術問題：
A.如何將與會人員的Notebook連上網路：會議室網段必須能連
結到 HQ 的網路主幹纜，所以參加會議的人員能夠連結到遠東
集團內部網路的其它主機及遠東集團的 ISP（遠傳電信）上，
並動態分配TCP/IP位址給Notebook，不允許Notebook使用自己
的TCP/IP位址。最後，網路必須能連上大螢幕顯示。
B.如何把簡報資料「自動同步」顯示在大螢幕與Notebook上：
目前的開會模式，簡報者與決策者只能看紙稿或是看大螢幕上
的簡報資料。未來的開會模式是要透過網路系統，讓會議室內
所有的Notebook都能「自動同步顯示」與大螢幕一樣的簡報畫
面， 大螢幕畫面的簡報資料有更動時，所有Notebook的螢幕
畫面也能「自動同步更新」。
C.上一位簡報者用Notebook播放完畢之後，如何繼續讓下一位
簡報者用自己的Notebook播放資料：在目前的開會模式下，當
會議主席口頭指定某位開會人員做簡報時，被指定的人員等於
從主席處得到「播放權」，可以開始做簡報。若會議主席中止
讓該人員做簡報，則該人員的「播放權」就被會議主席取回。
所以開會時是用口語來傳遞「播放權」，若使用Notebook直接播放簡報資料，也必須要有一個軟體能用來傳遞「播放權」，才能讓每部Notebook都能順利的播放資料，而不會互相干擾。
針對以上問題，我們提出「佈置會議室區域網路」以及「使用廣播系統軟體」兩個方案，說明如下：
A.網路連結的可行性方案分析與建議：
在會議室佈置區域網路（Local Area Network，簡稱LAN），使會議室能納入公司內部網路的一環，提供足夠的網路連接埠給予開會人員連上公司內部的區域網路以及網際網路（Internet），使能即時擷取資訊，強化簡報資料的內容。
目前區域網路有兩種架設方式，一種為有線（Cable），另外一種為無線（Wireless）， 比較有線與無線網路的主要優缺點如下：
1.有線區域網路：
優點：
(1).傳輸速度比無線網路快，傳輸品質穩定，是目前一般大眾採
用的成熟產品。
(2).有線網路設備價格低廉，比無線網路便宜。
缺點：
(1).有線網路需要佈線施工，施工後的網路線與網路孔位置已經
固定，若要遷移，須再重新佈線。
(2).容易破壞室內的裝潢，有礙觀瞻。
2.無線區域網路：
優點：
(1).不須佈線施工。
(2).使用無線電波傳輸資料，可輕易穿透輕隔間及木板牆傳送資
料，但不能穿透水泥牆及金屬牆。
缺點：
(1).傳輸速度比有線網路慢。
(2).無線網路的相關設備價格比有線網路貴。
縱合上述比較，有線區域網路適合佈置在固定的區域，無線網路則適合在不能佈線的區域使用。
B.簡報資料自動同步以及「播放權」轉換的可行性方案分析：
1.使用「廣播系統」軟體，因為「廣播系統」有下列優點：
(1).開會時，只要透過簡單的滑鼠按鍵，「廣播系統」軟體就可
將「播放權」指定給某部Notebook，直接播放簡報資料，
所以每部參與開會的Notebook皆可被授權撥放簡報資料。
(2).「廣播系統」軟體可將正在播放的簡報資料同步傳送到該會
議室其他的Notebook的畫面上，當然也可以同時透過投影
機傳送至大螢幕上播放，因此所有Notebook及大螢幕皆會
同步顯示同一張投影片。由於「同步」的效果，有攜帶No
tebook的人員即可在Notebook螢幕上觀看簡報資料，而未
攜帶Notebook的人員也可以觀看大螢幕上的資料。
(3).只要了解如何操作「廣播系統」軟體，參加開會的人員即可
自行播放簡報資料，不需要專人負責播放簡報資料，也避
免不相關的人員參與開會。
根據調查，即使美國矽谷高科技公司的會議室也無此設備，因此，若順利完成此一系統，本集團將會是第一個完全落實「無紙化」會議室的企業。而從前準備會議資料的種種不便，在推行「會議室無紙化」之後，也都將獲得改善。這是觀念與技術的提昇，也希望同仁皆能因此獲得更大的工作效益。
．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．
